บทที่ 6
ซอฟต์แวร์ทางบัญชีและองค์กร
โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีสามารถแบ่งออกเป็น
2 ประเภท ได้แก่
1. โปรแกรมธุรกิจทั่วไป (Business
Software) คือ โปรแกรมใช้ในการบริหารจัดการสารสนเทศขององค์กร
โดยจะเป็นตัวเสริมความคล่องตัวในการนำเสนอข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร
ได้แก่ MS Word, Excel, PowerPoint และ Access เป็นต้น
2. โปรแกรมทางการบัญชี (Accounting
Software) คือ
โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้กับงานด้านบัญชีโดยเฉพาะ มีหน้าที่บันทึก ประมวลผล
และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้น
โดยเริ่มตั้งแต่การลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป การผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภท
และสรุปผลรายการค้าออกมาในรูปของงบการเงิน
ในปัจจุบันโปรแกรมทางการบัญชีมักเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประเภท ERP package
ซึ่งได้รับความนิยมอย่างมาก ตัวอย่างของโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ SAP
R/3, Oracle และ Crystal Formula เป็นต้น
การจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี
องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนาโปรแกรมทางการบัญชีขึ้นมาเองหรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากบริษัทผู้ผลิตโปรแกรมโดยเฉพาะก็เป็นได้
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละองค์กร
ตารางต่อไปนี้จะแสดงถึงข้อแตกต่างระหว่าง 2 ทางเลือกในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี
โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
ข้อดี
–
ตรงกับความต้องการของผู้ใช้, มีความยืดหยุ่นสูง
ข้อเสีย
–
ลงทุนสูง, ใช้เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน
โปรแกรมสำเร็จรูป
(Package)
ข้อดี
–
สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ, ราคาถูกกว่าพัฒนาโปรแกรมใช้เองมาก
ข้อเสีย
–
ไม่มีความยืดหยุ่น, ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า
โปรแกรมที่เป็นกึ่ง
Package
เป็นการแก้ปัญหาของโปรแกรมทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว
เมื่อมีโปรแกรมเป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก
ความเหมือนที่แตกต่างของระบบโปรแกรมทางการบัญชี
• ความเหมือน:
1.
ใช้หลักการในทางบัญชีเดียวกัน
2.
ใช้หลักการในทางด้านภาษีเดียวกัน
3.
ขั้นตอนในการทำงานมีลักษณะเดียวกัน
• ความแตกต่าง:
1.
คุณภาพของโปรแกรมที่แตกต่างกัน
2.
ความยากง่ายในการใช้งานที่แตกต่างกัน
3.
ความยืดหยุ่นในการใช้งานแตกต่างกัน
4.
ความสมบรูณ์ของโปรแกรมแตกต่างกัน
5.
ความถูกต้องของโปรแกรมแตกต่างกัน
6.
ความรวดเร็วของโปรแกรมแตกต่างกัน
7.
เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรมที่แตกต่างกัน
8.
แนวทางในการพัฒนาโปรแกรมแตกต่างกัน
9.
ความต่อเนื่องในการพัฒนาแตกต่างกัน
10.
การแนะนำและการอบรมการใช้งานที่แตกต่างกัน
11.
การบริการหลังการขายที่แตกต่างกัน
12.
ความใส่ใจในการบริการลูกค้าที่แตกต่างกัน
13.
การแก้ปัญหาของลูกค้าแตกต่างกัน
14.
ทีมงานขาย, ทีมบริการหลังการขาย, ทีมพัฒนาและทีมบริหารการจัดการที่แตกต่างกัน
องค์ประกอบและงานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
งานพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี มีองค์ประกอบการทำงานดังนี้
1. เทคโนโลยีที่เป็นรากฐานของโปรแกรมทางบัญชี
2. ทางเลือกของผู้ใช้ระบบงาน
3. การกำหนดรหัสผ่าน หน่วยรายงาน และการกำหนดงวดบัญชี
4. การสร้างแฟ้มหลัก การเพิ่ม ลด และเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหลัก
5. การป้อนรายการค้าและการตรวจทานรายการค้า
6, การผ่านบัญชี (Posting)
7. การปิดบัญชีเมื่อสิ้นงวด
8. การพิมพ์แบบฟอร์ม
9. การพิมพ์รายงาน
10. การแลกเปลี่ยนโยกย้ายข้อมูลระหว่างระบบบัญชีย่อยและระหว่างโปรแกรม
คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ดี
• โปรแกรมบัญชี ระดับมาตรฐาน
มีผู้ใช้กันอย่างแพร่หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ
• พัฒนาโดยบริษัทที่มั่นคง และ
มีชื่อเสียงมายาวนาน ด้วยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ
• ทำงานบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่าง ๆ ครบวงจร
• ใช้งานง่าย สะดวก
ลดเวลาการทำงาน และมีรายงานที่สมบูรณ์แบบ
• การอบรมเพื่อการใช้งานได้จริงก่อนซื้อและมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม
• สามารถรองรับธุรกิจในอนาคตได้
เช่น E- Commerce
คุณสมบัติของโปรแกรมทางการบัญชีที่ไม่มีคุณภาพ
• เลือกบริษัทที่ไม่มั่นคง
เลิกกิจการแล้วไม่มีใครบริการหลังการขาย
• สถานที่ติดต่อไม่สะดวก
ก่อนซื้อไม่เคยเข้าไปบริษัทที่จำหน่ายโปรแกรม
• เลือกบริษัทที่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชีที่จะคอยให้คำแนะนำในการประยุกต์ใช้โปรแกรม
• เลือกโปรแกรมที่ใช้ Database
ไม่ดีพอ (เปรียบเหมือนฐานรากของอาคาร)
• เลือกโปรแกรมที่ไม่สามารถ Modification
ให้ท่านได้ ท่านทราบได้อย่างไรว่าความต้องการของท่านมี เพียงเท่านี้
• ผู้จำหน่ายโปรแกรมขาดวิสัยทัศน์ในการพัฒนาโปรแกรมเพื่อเชื่อมต่อกับระบบงานอื่น
ๆ ในอนาคต
• ไม่มีคำแนะนำในการเลือกซื้อ Software
ให้เหมาะสมกับ Hardware
• ผู้พัฒนาและจำหน่ายไม่มีความรู้ความเข้าใจทางด้านบัญชี
• คำนึงถึงโปรแกรมราคาถูกอย่างเดียว
ลืมคำนึงถึงคุณภาพโปรแกรมและการบริการหลังการขาย & โปรแกรมที่ดีต้องมุ่งเน้นทางด้านการบริการเป็นหลัก
• เลือกบริษัทที่ไม่มีการพัฒนาโปรแกรมอย่างต่อเนื่อง
โปรแกรมล้าสมัย ระบบบัญชีของเราไม่สามารถ นำเสนอข้อมูลเพื่อการตัดสินใจได้รวดเร็วเท่ากับคู่แข่งขัน
• Report ที่ได้ไม่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหาร
โดยเฉพาะ Software ที่เป็น Package เพราะ บางครั้งผู้บริหารลืมให้ความสำคัญกับข้อมูลบางส่วน
ดูรายละเอียดไม่คลอบคุมทั้งหมด
• ไม่มีโอกาสได้ทดลองใช้งานจริง
ก่อนตัดสินใจซื้อท่านควรจะได้ทดลองใช้งานจริงก่อน
• เลือกโปรแกรมที่ใช้งานยาก
โปรแกรมบางตัวคุณสมบัติอาจจะครบถ้วน แต่สิ่งที่จะลืมไม่ได้คือ ต้องง่ายใน การใช้งาน สะดวก รวดเร็ว ครบถ้วน ถูกต้อง
อย่าลืมว่าเรานำโปรแกรมเข้ามาใช้เพื่อประหยัดเวลาและ ค่าใช้จ่าย ข้อมูลต้องตอบสนองต่อธุรกิจ
• หลงเชื่อในโฆษณา
เราถามอะไรเขาจะตอบว่าได้หมด ฝ่ายขายไม่มีจรรยาบรรณ ฝ่ายขายควรนำเสนอสิ่งที่ ดี ที่มีอยู่ในโปรแกรมนั้น ๆเป็นหลัก ไม่ควรที่จะเน้นการขายให้ได้เพียงอย่างเดียว
• เลือกบริษัทที่ไม่มีทีมบริการหลังการขาย
สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ การบริการหลังการขาย เพราะธุรกิจของคุณ จะต้องใช้ Software ไปอีกนานตราบที่ธุรกิจของคุณต้องดำเนินต่อไป
บริษัทที่ขายโปรแกรมอาจบอกท่าน ว่าไม่รู้เรื่องบัญชีก็ยังใช้งานได้
ท่านเคยคิดไหมว่าทำไมบริษัทใหญ่ ๆ ถึงเลือกโปรแกรมที่มีคุณภาพพร้อม บริการ แม้เขาจะมีฝ่ายบัญชีที่มีความสามารถ
ฝ่าย IT ประจำบริษัทเพราะงาน Software คือ
งานบริการ หลังการขาย
• ไม่สามารถรองรับธุรกิจในอนาคต
เช่น E- Commerce โปรแกรม DOS ไม่สามารถรองรับได้แน่นอน
ส่วน ระบบอื่น ๆ ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบด้วย
ทำไมผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อโปรแกรมทางการบัญชี
• ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน
สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อโปรแกรมราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด โปรแกรมถูกอาจ ไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน
โปรแกรมราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อ โปรแกรมราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากันต้องพิจารณาในหลายๆ
ประเด็น เข่น คุณภาพของ โปรแกรม
การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของ ผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ
เป็นต้น ขณะเดียวกันโปรแกรมที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมี คุณภาพเสมอไป
• โปรแกรมไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว
มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้โปรแกรมแล้วไม่ได้เป็นการลด ค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะโปรแกรมที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน
ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับ ผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา
ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทางด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นาน วันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ
ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่ นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
• จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ
หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อโปรแกรมระบบเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียง เพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ
ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาโปรแกรมใหม่ๆ อยู่ ตลอดเวลา
เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
• คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน
มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่าย ในการทำงาน
เพราะว่าติดปัญหากับโปรแกรมที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำ ให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลง ภายหลัง
นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก
• การเลือกซื้อโปรแกรมไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว
จะเห็นว่าโปรแกรมระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับ หลายหน่วยงาน
เช่น
o ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
o ระบบใบขอซื้อ(PR), ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ
o ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
o ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
o ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
o ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
o ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่าย
• โปรแกรมของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต
ซอฟแวร์ที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง
E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ
Database ที่ดีจะต้องมาจากโปรแกรมทีมีคุณภาพเท่านั้น
• บริษัทที่จำหน่ายโปรแกรม Modify
โปรแกรมให้เข้ากับงานของคุณหรือไม่ มีบริษัทเป็นจำนวนมาก
ตอนที่เลือกซื้อโปรแกรมมักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้
ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของโปรแกรมเพิ่มขึ้นแต่โปรแกรมเดิมไม่สามารถรองรับงานได้
จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา
ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ
• มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง
นอกเหนือจากโปรแกรมที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่งคือ การบริการหลังการขาย
การขายโปรแกรมที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่าตัวโปรแกรมเหมือนกับนามธรรม
รูปธรรมคือโปรแกรมต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก
มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า ไม่ใช่เมื่อ 10ปีที่แล้วก็เป็นโปรแกรมบน
Dos ขณะนี้ก็เป็นระบบ Dos แถมยังไม่มีการUpgrade
ความสามารถอะไรใหม่ๆ ให้กับลูกค้าเลย
ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายโปรแกรมก็มีความสำคัญไม่น้อย
ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าโปรแกรมที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ
ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้พัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ
ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหนตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก
ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย
ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย
เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก
การจัดอันดับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี
หลายสถาบันมีการจัดอันดับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอย่างต่อเนื่องปีละครั้งหรือสองครั้ง เช่น Accounting Software World โดยบริษัท K2 Enterprises ตัวอย่างของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีเหล่านี้ได้แก่
กิจการขนาดเล็ก
(ยอดขายไม่เกิน 5 ล้านเหรียญสหรัฐฯ)
1. ACCPAC
Advantage Discovery Series
2. BusinessVision32 (Softline Software)
3. Business
Works Gold (Best Software)
4. ePeachtree
(Best Software)
5. MYOB Plus for
windows (MYOB Software)
กิจการขนาดเล็ก-ขนาดกลาง
(ยอดขายไม่เกิน 250 เหรียญสหรัฐฯ)
1. ACCPAC
Advantage Series Small Business (ACCPAC International)
2. ACCPAC Pro
Series (ACCPAC International)
3. Axapta
(Microsoft)
4, e by Epicor
(Epicor Software corp.)
5. e-Synergy
(Exact Software)
กิจการที่ใช้โปรแกรมประเภท ERP เพื่อทำบัญชีการเงิน (ยอดขายตั้งแต่ 500 ล้าน
เหรียญสหรัฐฯขึ้นไป)
1. Axapta
(Navision Software)
2. BAAN ERP
(Invensys ERP)
3. MAS 500 (Best Software)
4. JBA System21 (JBA International)
5. Great Plains
(Microsoft)
6. Lawson
Enterprise 400 (Lawson Software)
7. One World
(J.D. Edwards)
8. Oracle
Financials (Oracle)
9. PeopleSoft
(PeopleSoft)
10. SAP R/3(SAP)
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น