บทที่ 14
การจัดระเบียบและการจัดการข้อมูลในฐานข้อมูล
การจัดการฐานข้อมูล
ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วยังต้องมีชุดคำสั่ง
(Software)
ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย
การทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้มซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดการกระทำแฟ้มข้อมูล (file
handing system) อาจใช้โปรแกรมสำเร็จซึ่งทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน
และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่างๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว
โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data
Base Management System : DBMS)
ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน
การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ
จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว
แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี
การแบ่งประเภทแฟ้ม
ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้
1. ความถูกต้อง (Accuracy) ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้อง
เพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว
ถ้าข้อมูลที่เก็บมาเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์
ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ รูปแบบการจัดเก็บข้อมูล
ต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน (Update) ข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
การได้มาของข้อมูล จำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย
และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน
3. ความสมบูรณ์ (Complete) ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ
ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้
ซึ่งจะขึ้นกับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถามความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์
4. ตรงตามความต้องการ (Relevance)
และสอดคล้องตามความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ
ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ
5. สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable)
ทั้งกระชับและชัดเจน
แหล่งข้อมูลที่นำมาใช้ต้องเป็นข้อมูลที่ตรวจสอบได้ มีที่มาน่าเชื่อถือ
เพื่อจะได้นำข้อมูลที่ได้รับมาใช้ประโยชน์
องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล
ระบบฐานข้อมูลส่วนใหญ่เป็นระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดเก็บข้อมูลโดยมีซอฟแวร์หรือโปรแกรมช่วยในการจัดการข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้ได้ข้อมูลตามผู้ใช้ต้องการองค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล แบ่งออกเป็น
5 ประเภท คือ
1.ฮาร์ดแวร์ ( Hardware )
ในระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพควรมีฮาร์ดแวร์ต่างๆ
ที่พร้อมจะอำนวยความสะดวกในการบริหารระบบงานฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นขนาดของหน่วยความจำความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง อุปกรณ์นำเข้าและออกรายงานรวมถึงหน่วยความจำสำรองที่รองรับการประมวลผลข้อมูลในระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2.โปรแกรม ( Program )
ในการประมวลผลฐานข้อมูลอาจจะใช้โปรแกรมที่แตกต่างกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ว่าเป็นแบบใด
โปรแกรมที่ทำหน้าที่การสร้างการเรียกใช้ข้อมูลการจัดทำรายงานการปรับเปลี่ยนแก้ไขโครงสร้าง การควบคุม
หรือกล่าวได้อีกอย่างหนึ่งว่า
ระบบจัดการฐานข้อมูล ( Database Management
System ) คือโปรแกรมหรือซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูลโดยจะเป็นสื่อกลางระหว่างผู้ใช้ และโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ
ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล
3.ข้อมูล ( Data
)
ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นศูนย์กลางข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกันได้
ผู้ใช้ข้อมูลในระบบฐานข้อมูล
จะมองภาพข้อมูลในลักษณะที่แตกต่างกัน
เช่น
ผู้ใช้บางคนมองภาพของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในสื่อเก็บข้อมูลจริง ( Physical
Level )
ในขณะที่ผู้ใช้บางคนมองภาพข้อมูลจากการใช้งานของผู้ใช้ ( External Level
)
4.บุคลากร ( People
)
ผู้ใช้ทั่วไป
เป็นบุคลากรที่ใช้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล
เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้เช่นในระบบข้อมูลการจองตั๋วเครื่องบิน
ผู้ใช้ทั่วไป คือ
พนักงานจองตั๋วพนักงานปฏิบัติงาน
( Operating ) เป็นผู้ปฏิบัติการด้านการประมวลผล การป้อนข้อมูลลงเครื่องคอมพิวเตอร์
นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ( System Analyst
) เป็นบุคลากรที่ทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบฐานข้อมูล และออกแบบระบบงานที่จะนำมาใช้
ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งาน ( Programmer ) เป็นผู้ทำหน้าที่เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งานต่าง
ๆ เพื่อให้การจัดเก็บการเรียกใช้ข้อมูลเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้
ผู้บริหารงานฐานข้อมูล(Database
Administrator :DBA ) เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่บริหารและควบคุมการบริหารงานของระบบฐานข้อมูลทั้งหมด
เป็นผู้ที่จะต้องตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลอะไรเข้าสู่ระบบ จัดเก็บโดยวิธีใด เทคนิคการเรียกใช้ข้อมูล
กำหนดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลการสร้างระบบข้อมูลสำรอง การกู้
และประสานงานกับผู้ใช้ว่าต้องการใช้ข้อมูลอย่างไร
รวมถึงนักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
และโปรแกรมเมอร์ประยุกต์ใช้งาน
เพื่อให้การบริหารการใช้งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5.
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
( Procedures )
ในระบบฐานข้อมูลควรมีการจัดทำเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานของหน้าที่การงานต่างๆในระบบฐานข้อมูล ในสภาวะปกติและในสภาวะที่ระบบเกิดปัญหา( Failure)ซึ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับบุคลากรทุกระดับขององค์กร
หน่วยของข้อมูล
หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลำดับชั้น จากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้
· บิต
(bit) เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น
0 หรือ 1
· ตัวอักษร
(character)
กลุ่มข้อบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1 ตัวอักษร
· เขตข้อมูล
(field)
เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
· ระเบียน
(record)
คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน
· แฟ้ม (file) ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน
· ฐานข้อมูล
(database)
กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น