บทที่ 4

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี

(AIS and Business Processes: Part II)

          ในอดีตการบริหารธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือไม่จะขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็นสำคัญ กล่าวคือถ้าคนใดสามารถวางแผนได้ดี ควบคุมงานได้ดี ก็จะทำให้การบริหารกิจการนั้นสัมฤทธิ์ผลได้ แต่ในปัจจุบันเมื่อธุรกิจมีการแข่งขันมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนามากขึ้น คุณภาพของการบริหารและความอยู่รอดขององค์นั้นจึงขึ้นกับระบบมากกว่าตัวบุคคล ดังนั้นการบริหารสมัยใหม่ จะให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และระบบสารสนเทศมากขึ้น เพราะหากกิจการใดมีระบบสารสนเทศที่ดีกว่าก็จะทำให้สามารถให้ข้อมูลในการตัดสินใจที่รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งจะส่งผลให้กิจการนั้นสามารถอยู่รอดได้มากกว่า
          ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็นระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ สำหรับผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีอาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ บุคคลภายในองค์กร และบุคคลภายนอกองค์กรเช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานของรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น ทั้งนี้กระบวนการแปลงข้อมูลหรือ ประมวลผลข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นอาจกระทำด้วยมือหรือใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างของสารสนเทศทางการบัญชี ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น ซึ่งสารสนเทศเหล่านี้ได้มาจากการประมวลผลรายการค้าต่าง ๆ ของกิจการดังนั้นรายการค้าแต่ละรายการ เช่น รายการขายสินค้า ซื้อสินค้า ฯลฯ จึงถือว่าเป็นตัวอย่างของข้อมูล ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

          สารสนเทศเป็นสิ่งที่มีประโยชน์และมีค่า ต่อการตัดสินใจเพราะเป็นสิ่งที่ ช่วยเพิ่มพูนความรู้ทำให้สามารถคาดการณ์สิ่งต่าง ๆ ในอนาคตได้อย่างถูกต้องมากยิ่งขึ้น และช่วยลดความไม่แน่นอนให้แก่ผู้ที่ทำการตัดสินใจโดยทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สารสนเทศจะมีประโยชน์หรือมีค่าต่อผู้ใช้มากน้อยเพียงใดนั้นจะขึ้นอยู่กับคุณภาพของสารสนเทศนั้น ๆ สารสนเทศที่มีคุณภาพควรมีลักษณะที่สำคัญ ๆ มีดังนี้ 

1.       เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ

2.       ถูกต้องเชื่อถือได้

3.       สมบูรณ์ครบถ้วน 

4.       ทันเวลา

5.       แสดงเป็นจำนวนได้

6.       ตรวจสอบความถูกต้องได้

7.       สามารถเข้าใจได้

8.       สามารถเปรียบเทียบกันได้

         

          เหตุผลที่นักบัญชีควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบการสื่อสารข้อมูลนักบัญชีมักจะมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ของการตัดสินใจนั้นขึ้นอยู่กับคุณภาพของสารสนเทศที่ได้รับ ว่าได้ทันตามเวลาที่ต้องการและมีความถูกต้องหรือไม่ แต่จากการที่แนวโน้มของธุรกิจในยุคปัจจุบันนั้น มีโครงสร้างองค์กรที่สลับซับซ้อน และมีสาขาหรือหน่วยงานที่กระจายแยกกันไปตามภูมิภาคต่าง ๆ มากยิ่งขึ้น ทำให้ปัญหาต่าง ๆ ในการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลนั้นเพิ่มมากยิ่งขึ้นตามไปด้วย ดังนั้นจึงมีการนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารข้อมูลมาประยุกต์ใช้ในระบบสารสนเทศทางการบัญชี เพื่อทำให้การส่งและรับข้อมูลระหว่างสาขาหรือหน่วยงานที่กระจายแยกกันไปตามภูมิภาคต่าง ๆ นั้นเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ และยังสามารถทำให้ผู้ใช้ที่ผ่านการอนุมัติสามารถเข้าถึงข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีของบริษัทได้ในทันทีที่ต้องการ

1.    โดยรวมแล้วมีเหตุผลหลาย ๆ ประการที่นักบัญชีควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบการสื่อสารข้อมูลได้แก่

2.    ความสามารถในการส่งสารสนเทศการบัญชีไปยังผู้ที่ต้องการใช้ได้ทันกับความต้องการ ไม่ว่าผู้ใช้ข้อมูลนั้นจะอยู่ที่ใดก็ตาม ซึ่งวิธีการที่ดีที่สุด และเร็วที่สุด คือการส่งผ่านระบบการสื่อสารข้อมูลที่รวดเร็วและทันสมัย

3.    นักบัญชีซึ่งอาจจะอยู่ในฐานะของผู้ใช้งาน หรือควบคุมดูแลระบบการสื่อสารข้อมูล ดังนั้นนักบัญชีจึงควรทำความเข้าใจพื้นฐานของระบบการสื่อสารข้อมูล

4.    นักบัญชีซึ่งอาจจะอยู่ในฐานะของผู้ตรวจสอบ และเป็นผู้ทำการประเมินการทำงานของระบบการสื่อสารข้อมูล นักบัญชีจึงจำเป็นที่จะต้องรู้ว่าทำอย่างไรจึงจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่มีการส่งผ่านเครือข่ายการสื่อสารข้อมูลนั้นมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ

          นอกจากนี้จะเห็นได้ว่า ในปัจจุบันแนวโน้มของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีส่วนใหญ่ มีการนำเทคโนโลยีในการสื่อสารข้อมูลมาประยุกต์ใช้ ดังนั้นนักบัญชีไม่ว่าจะอยู่ในฐานะของพนักงานบัญชีในองค์กร หรือที่ปรึกษา หรือผู้สอบบัญชี ต่างก็ควรที่จะสนใจศึกษา ค้นคว้า ทำความเข้าใจและติดตามความก้าวหน้าทางด้านระบบการสื่อสารข้อมูลอย่างต่อเนื่องคัดลอกบางส่วนมาจากเอกสารการสอนชุดวิชา ระบบสารสนเทศทางการบัญชี มสธ.

ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี

                        ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่ง เฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องใน การทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือ การประมวลผล เชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก2ส่วนคือ

                1.  ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
                2.  ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ

·       ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ

·       ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ

·        ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

·        มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน

·       มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

ที่มา http://naruemonjantee.blogspot.com/2014/02/blog-post_2306.html

กระบวนการทางธุรกิจ

          กระบวนการทางธุรกิจ (Business process) เริ่มจากการที่เจ้าของนำเงินสดหรือสินทรัพย์อื่นมาลงทุนในธุรกิจ ถ้าเงินสดมีไม่เพียงพอ อาจต้องกู้เพิ่มจากเจ้าหนี้ จากนั้นจึงเริ่มเอาเงินไปซื้อที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ต่างๆ ที่จะต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจหรืออาจใช้วิธีการเช่าแทนการซื้อก็ได้ เมื่อกิจการเริ่มดำเนินการ ลักษณะของการดำเนินการเงิน จะขึ้นอยู่กับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การค้าขาย หรือการใช้บริการ โดยจะมีรายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นขณะดำเนินการธุรกิจ เมื่อรายได้สูงกว่าค่าใช้จ่ายจะเกิดเป็นผลกำไร แต่ถ้าค่าใช้จ่ายสูงกว่ารายได้จะเกิดเป็นผลขาดทุน กระบวนการทางธุรกิจของการเปิดแฟรนไชส์ ท็อป มาร์เก็ต (Tops market) คือเริ่มตั้งแต่สถานที่ เมื่อมีบุคคลที่ต้องการที่จะเปิดแฟรนไชส์ จะต้องมีที่ตั้งและสถานที่เพื่อทำการเปิดร้าน แล้วทางบริษัทจะทำการไปดูที่ตั้งและทำเล ให้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย และเมื่อได้ที่ตั้งก็ทำการเข้าร่วมลงทุนกับ ท็อป มาร์เก็ต แล้วทางบริษัทจะทำการตกแต่งร้านและนำสินค้าและอุปกรณ์ต่างๆ มาทำการดำเนินธุรกิจในขั้นตอนต่อไป ผลกำไรที่ได้จะมาจากการขายสินค้า

ทีมา : https://sites.google.com/site/naysmchaycanthrraks/home/krabwnkar-thang-thurkic

การจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management)

          การการบริหารงานบุคคลเพื่อให้ได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพ ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการจะต้องมีความรู้ความเข้าใจก่อนว่า การจัดการทรัพยากรมนุษย์ คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรต่อการบริหารองค์กรการจัดการทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง กระบวนการจัดการในส่วนที่เกี่ยวข้องกับคน การคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน การจัดวางตำแหน่งของบุคคลให้เหมาะสมกับงานตลอดจนการจัดสวัสดิการ การจ่ายเงินเดือนหรือค่าตอบแทน การพิจารณาบทบาทหน้าที่และการควบคุมการทำงานของบุคลากรให้ทำงานอย่างเต็มศักยภาพ ซึ่งกระบวนการแบ่งออกเป็น 3 ระยะ ได้แก่

1. ระยะการคัดเลือกหรือได้มาซึ่งทรัพยากรมนุษย์ ในกระบวนการนี้มีกิจกรรมสำคัญอยู่ 4 ขั้นตอน ได้แก่

          1.1 ขั้นตอนการวางแผน เริ่มจากกำหนดอัตรากำลังทั้งในระยะสั้นและระยะยาว การ

การคำนวณจำนวนบุคลากรที่จะรับตามกรอบอัตรากำลัง การจัดทำประวัติบุคลากร การประเมินความเปลี่ยนแปลงของอัตรากำลัง เช่น ลาออก โอน ย้าย หรือเกษียณ และการวางแผนพัฒนาทรัพยากร เช่น ให้การศึกษาอบรมเพื่อเพิ่มทักษะ

          1.2 ขั้นตอนการสรรหา เป็นการประกาศเชิญชวนผู้สนใจให้มาสมัคร และอาจสรรหาจากทรัพยากรภายในองค์การหรือภายนอกองค์การก็ได้ แต่ต้องให้เหมาะสมกับหน้าที่งาน กระบวนการสรรหาเริ่มจากการสอบแข่งขัน การสัมภาษณ์ หรือวิธีการอื่นๆ ตามที่กำหนดไว้

          1.3 ขั้นตอนการคัดเลือก วิธีการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานจะมีหลายรูปแบบหลักๆมักจะเป็นการวัดความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ เช่น การตรวจสอบประวัติจากเอกสาร การสัมภาษณ์ การทดสอบความรู้ การทดสอบภาคปฏิบัติ และการทดสอบทางจิตวิทยา

          1.4 การปฐมนิเทศ คือ การแนะนำให้เข้าใจวัฒนธรรมขององค์กรระบบการทำงาน

2. ระยะการควบคุมดูแลและรักษาทรัพยากรมนุษย์ระหว่างปฏิบัติงานในองค์กร

ประกอบด้วย การประเมินผลงาน การจัดวางคน การฝึกอบรมและพัฒนา ระเบียบวินัย การบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ การช่วยเหลือให้คำปรึกษา การดูแลสุขภาพและความปลอดภัย ซึ่งกิจกรรมเหล่านี้มีจุดประสงค์เพื่อให้ทรัพยากรมนุษย์สามารถทำงานได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด

3.ระยะสุดท้าย คือการพ้นจากงาน การจัดสวัสดิการตอบแทนหลังเกษียณหรือการพ้นจากงานในกรณีอื่นๆเช่นการเลิกจ้าง

ความสำคัญของการจัดการทรัพยากรมนุษย์

          การจัดการทรัพยากรมนุษย์ มีความสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับการบริหารองค์กร เพราะ ทรัพยากรมนุษย์จะเป็นผู้สร้างสรรค์และขับเคลื่อนงานขององค์กรให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย ดังนั้น การจัดการทรัพยากรมนุษย์มีความสำคัญกับการบริหารองค์กร ดังนี้

1.       ทำให้องค์กรมีทรัพยากรบุคคลทำงานที่เพียงพอและต่อเนื่อง

2.       เป็นการเพิ่มศักยภาพของทรัพยากรบุคคลให้ทำงานได้ ทำงานเป็น และ ทำงานได้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยต่าง ๆ ในการบริหารองค์การ

3.       ช่วยสร้างความเจริญเติบโตมั่นคงให้แก่องค์การ เพราะ การบริหารทรัพยากรมนุษย์จะทำให้ได้บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ

4.       ช่วยสร้างขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงานให้กับบุคลากร

5.       เป็นการกระตุ้นให้บุคลากรตื่นตัวที่จะเพิ่มศักยภาพในการปฏิบัติงานเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพ

6.       ช่วยสร้างความมั่นคงให้แก่สังคม ช่วยส่งเสริมให้บุคลากรมีคุณภาพ มีงานทำ และทำให้ประเทศชาติพัฒนา

7.       ทำให้มีการบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการแก่บุคลากรอย่างเหมาะสม

8.       ทำให้เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้ปฏิบัติงานและฝ่ายผู้บริหารเพื่อให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการทำงาน และเป็นการลดความขัดแย้งและกรณีพิพาทต่างๆ ที่จะส่งผลลบต่อองค์กร

9.       ทำให้เกิดการประเมินผลงานของบุคลากรที่เหมาะสมและสนับสนุนคนทำงานดีมีคุณภาพให้ก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

10.   ช่วยให้พนักงานในองค์กรได้ค้นพบศักยภาพของตนเอง และพัฒนาตนเองให้มีความสามารถเชิงสมรรถนะในการปฏิบัติงานได้อย่าวงเต็มที่

          สรุป

          การจัดการทรัพยากรมนุษย์ จึงเป็นสิ่งจำเป็นและมีความสำคัญต่อการบริหารองค์กร นอกจากองค์กรต้องจัดให้มีสวัสดิการ มีการวิเคราะห์ประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรแล้ว การสร้างสัมพันธ์อันดีระหว่างทรัพยากรบุคคลก็มีความสำคัญต่อความสำเร็จในการบริหารงานหรือบริหารคนซึ่งจะส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรด้วยเช่นกัน

ที่มา : https://www.im2market.com/2015/06/16/1434