บทที่
2
ความสำคัญและประโยชน์ของเอกสารทางธุรกิจ
(Documenting
Accounting Information Systems)
ความสำคัญของเอกสารทางธุรกิจ
เอกสารทางธุรกิจเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างอิงและมีผลตามกฎหมายเอกสารทางธุรกิจมีความสำคัญต่อธุรกิจ
ดังนี้
1. เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง
เมื่อผิดสัญญาหรือข้อตกลง ซึ่งมีผลตามกฎหมาย
2. เพื่อให้สามารถติดต่อธุรกิจได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
3.
ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจ
4.
เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนด้านการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ
5.
เพื่อใช้เป็นข้อมูลในกาบันทึกบัญชี
6. เพื่อให้เกิดสภาพคล่องในการถือหรือเปลี่ยนมือเกี่ยวกับหลักทรัพย์ทางธุรกิจ
7.
เพื่อประโยชน์ในการค้าระหว่างประเทศ
8.
เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบของกรมสรรพากร และการเรียกร้องค่าเสียหาย
ประโยชน์ของเอกสารทางธุรกิจ
เอกสารทางธุรกิจแต่ประเภทล้วนมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันและจำเป็นต้องมีการอ้างถึง
หรือใช้เพื่อการอ้างอิงถึงความถูกต้องในการดำเนินงาน
ซึ่งการทำเอกสารส่วนมากจะมีการทำสำเนาไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อย 1 ฉบับ
หรือมากกว่านั้น ทั้งนี้เพื่อส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้การทำงานประสานประสานกัน
เอกสารที่ต้องมีการอ้างอิงถึงกัน เช่น ใบสั่งซื้อจะอ้างถึงใบเสนอราคา
ที่ผู้ขายเสนอราคามา เป็นต้น เอกสารทางธุรกิจมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงสรุป
ได้ดังนี้
1.
ด้านการใช้เอกสาร เป็นการจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงานด้านต่างๆ ให้สามารถปฏิบัติงานร่วมกันและใช้เป็นหลักฐานด้านต่างๆ
เช่น เอกสารทางการบัญชี
2.
ด้านการอ้างอิง ในปฏิบัติเอกสารทางธุรกิจจะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องหลายแบบ
แต่ละแบบสามารถนำมาอ้างอิง เชื่อมโยงกันได้อย่างต่อเนื่อง
เพื่อประโยชน์ในด้านการควบคุม การวางแผน เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา เป็นต้น
3.
ด้านการติดต่อประสานงาน
เอกสารทุกชนิดจะต้องมีความสัมพันธ์กันและสามารถติดต่อใช้ประสานกันได้ เช่น
เมื่อร้านค้ามาส่งสินค้า
เมื่อแผนกตรวจรับสินค้าตรวจเรียบร้อยแล้วจะทำใบรับพัสดุอย่างน้อย 5 ฉบับ
จากนั้นจึงส่งสินค้าพร้อมใบรับไปที่แผนกคลังพัสดุ เป็นต้น
เอกสารของระบบสารสนเทศ (Documentation)
·
เป็นการบันทึกกระบวนการทางธุรกิจและขั้นตอนการทำงานของระบบ
· เป็นการเขียนคำอธิบาย
การจัดทำแผนผังงาน แผนภาพ แสดงเส้นทางการเคลื่อนที่ของข้อมูล/เอกสาร
กระบวนการปฏิบัติงาน กระบวนการควบคุมภายใน ประเภทเอกสารในกระบวนการ
· เพื่ออธิบายการทำงานเพื่อประโยชน์ต่อ
นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน ผู้สอบบัญชี
นักวิเคราะห์และออกแบบพัฒนาระบบแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD)
· DFD เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts)ใช้สำหรับการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบันเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่
· DFD แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน (process)
แหล่งเก็บข้อมูล (datastore) จุดเริ่มต้น
และจุดสิ้นสุดของข้อมูลแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams :DFD) สัญลักษณ์ที่ใช้ใน DFD
วิธีการเขียน DFD
1.
ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน
2. เขียน DFD ฉบับร่าง
ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง
3. นำข้อมูลที่มีอยู่มาเขียน Context
Diagram โดยใส่ชื่อกระบวนการไม่ต้องใส่หมายเลข
4. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้น Data Flow ทับหรือตัดกัน
5. แหล่งเก็บข้อมูล (Data Store) ต้องมีเส้นการไหลข้อมูลเข้าหรือออก
6. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง
และซ้ายไปขวา
7. Process ที่มีรายละเอียดซับซ้อน
อาจจะเขียนเป็นระดับ 0,1,2,3
8. ใช้ตัวเลขบอกระดับของ Process เช่น Level 0 เช่น 1.0, 2.0
Level 1 เช่น 1.1 1.2 1.3 level 2 เช่น 1.11
1.12
ผังงานเอกสาร (Document
Flowcharts)
- Document Flowcharts เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชีและนักบัญชีใช้ในการวิเคราะห์ระบบงาน
ในปัจจุบัน
เพื่อหาข้อบกพร่องของการควบคุมภายใน และการจัดทำรายงาน
- Document Flowchartsแสดงเส้นทางของเอกสารทั้งเอกสารขั้นต้นและรายงานระหว่าง
กระบวนการปฏิบัติงานของระบบงานที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล
วิธีการเขียน Document
Flowcharts
1.
ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน
2.
ระบุหน่วยงานจุดเริ่มต้นและจุดจบของผังงานเอกสาร
3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง
ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง
4. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง
และซ้ายไปขวา
5.
เขียนหัวลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางการไหลของเอกสาร
6. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1
7. ระบุชื่อเอกสารในสัญลักษณ์ของเอกสาร
8.
ระบุชื่อกระบวนการปฏิบัติงานในสัญลักษณ์ของเอกสาร
9.
ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อในกระดาษหน้าเดียวกันและระหว่างหน้ากระดาษ
10. ใช้สัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม
ผังงานระบบ (System
Flowcharts)
-System Flowcharts เป็นเอกสารที่นักบัญชีนิยมใช้
เพราะได้แสดงความสัมพันธ์ของกระบวนการ
ปฏิบัติงานทั้งหมดในระบบ
-System Flowchartsแสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงานข้อมูลเก็บไว้ที่ใด
รวมทั้งลำดับขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นอย่างไร
วิธีการเขียน
Document
Flowcharts
1.
ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน
2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม
3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง
ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง
4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวาใช้หัวลูกศรระบุทิศทาง
5. กรณีมีการเชื่อมต่อหน้าระหว่างหน้ากระดาษให้ใช้สัญลักษณ์การเชื่อมต่อ
6.
ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อหน้าเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดกันของเส้นทิศทาง
7. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ
8. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์
9. ใช้กฎของ Sandwich rule ในกระบวนการประมวลผลระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร
โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1
10. แสดงแหล่งปลายทางที่เก็บของเอกสาร
11. เขียนสัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม
ผังงานโปรแกรม (Program
Flowcharts)
· Program
Flowchartsแสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละลำดับขั้นของชุดคำสั่งงาน
เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของระบบผู้เขียนชุดคำสั่งงาน
· นักบัญชีใช้เปรียบเทียบกับชุดคำสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติ
งาน เพื่อประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายในของงานจริง
วิธีการเขียน
Program
Flowcharts
1.
ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน
2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม
3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง
ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง
4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง
5. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ
6. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์
แผนภูมิโครงสร้าง (Structure
Charts)
· Structure
Charts เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของโมดูล(Module)โดยระดับบนสุดอธิบายภาพรวมโครงสร้าง
ระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติของระดับบนสุด
ระดับที่สามจะขยายภาพของโมดูลระดับสอง
· Structure
Charts ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาชุดคำสั่งงานในระบบงานแทนการใช้ผังงานโปรแกรม
· Structure
Charts เขียนไปในทิศทางจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา
สรุป
การบันทึกกระบวนการทางธุรกิจ
จำเป็นต้องใช้ “เอกสารของระบบสารสนเทศ” นั้นคือการเขียนคำอธิบาย การจัดทำแผนผังงาน แผนภาพ แลรวมถึงข้อเขียนต่าง
ๆ โดยใช้สัญลักษณ์ที่กำหนดประกอบด้วย
แผนภาพกระแสข้อมูล ผังทางเดินเอกสาร ผังงานระบบ
ผังงานโปรแกรม และแผนภูมิโครงสร้าง
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น