บทที่  1

ระบบข้อมูลทางการบัญชีและนักบัญชี

ความหมายระบบสารสนเทศทางการบัญชี

            ในอดีตการบริหารธุรกิจจะประสบความสำเร็จหรือไม่จะขึ้นอยู่กับตัวบุคคลเป็นสำคัญ กล่าวคือถ้าคนใดสามารถวางแผนได้ดี ควบคุมงานได้ดี ก็จะทำให้การบริหารกิจการนั้นสัมฤทธิ์ผลได้ แต่ในปัจจุบันเมื่อธุรกิจมีการแข่งขันมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ได้มีการพัฒนามากขึ้น คุณภาพของการบริหารและความอยู่รอดขององค์นั้นจึงขึ้นกับระบบมากกว่าตัวบุคคล ดังนั้นการบริหารสมัยใหม่ จะให้ความสำคัญกับระบบข้อมูล และระบบสารสนเทศมากขึ้น เพราะหากกิจการใดมีระบบสารสนเทศที่ดีกว่าก็จะทำให้สามารถให้ข้อมูลในการตัดสินใจที่รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งจะส่งผลให้กิจการนั้นสามารถอยู่รอดได้มากกว่าระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็นระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ สำหรับผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีอาจแบ่งได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ บุคคลภายในองค์กร และบุคคลภายนอกองค์กรเช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานของรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น ทั้งนี้กระบวนการแปลงข้อมูลหรือ ประมวลผลข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นอาจกระทำด้วยมือหรือใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยก็ได้ ตัวอย่างของสารสนเทศทางการบัญชี ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น ซึ่งสารสนเทศเหล่านี้ได้มาจากการประมวลผลรายการค้าต่าง ๆ ของกิจการดังนั้นรายการค้าแต่ละรายการ เช่น รายการขายสินค้า ซื้อสินค้า ฯลฯ จึงถือว่าเป็นตัวอย่างของข้อมูล ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี สารสนเทศเป็นสิ่งที่มีประโยชน์และมีค่า ต่อการตัดสินใจเพราะเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มพูนความรู้ทำให้สามารถคาดการณ์สิ่งต่าง ๆ ในอนาคตได้อย่างถูกต้องมากยิ่งขึ้น และช่วยลดความไม่แน่นอนให้แก่ผู้ที่ทำการตัดสินใจโดยทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สารสนเทศจะมีประโยชน์หรือมีค่าต่อผู้ใช้มากน้อยเพียงใดนั้นจะขึ้นอยู่กับคุณภาพของสารสนเทศนั้น ๆ สารสนเทศที่มีคุณภาพควรมีลักษณะที่สำคัญ ๆ มีดังนี้ 

1.       เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ

2.       ถูกต้องเชื่อถือได้

3.       สมบูรณ์ครบถ้วน 

4.       ทันเวลา

5.       แสดงเป็นจำนวนได้

6.       ตรวจสอบความถูกต้องได้

7.       สามารถเข้าใจได้

8.       สามารถเปรียบเทียบกันได้

เหตุผลที่นักบัญชีควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบการสื่อสารข้อมูลนักบัญชีมักจะมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ของการตัดสินใจนั้นขึ้นอยู่กับคุณภาพของสารสนเทศที่ได้รับ ว่าได้ทันตามเวลาที่ต้องการและมีความถูกต้องหรือไม่ แต่จากการที่แนวโน้มของธุรกิจในยุคปัจจุบันนั้น มีโครงสร้างองค์กรที่สลับซับซ้อน และมีสาขาหรือหน่วยงานที่กระจายแยกกันไปตามภูมิภาคต่าง ๆ มากยิ่งขึ้น ทำให้ปัญหาต่าง ๆ ในการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลนั้นเพิ่มมากยิ่งขึ้นตามไปด้วย ดังนั้นจึงมีการนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบการสื่อสารข้อมูลมาประยุกต์ใช้ในระบบสารสนเทศทางการบัญชี เพื่อทำให้การส่งและรับข้อมูลระหว่างสาขาหรือหน่วยงานที่กระจายแยกกันไปตามภูมิภาคต่าง ๆ นั้นเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ และยังสามารถทำให้ผู้ใช้ที่ผ่านการอนุมัติสามารถเข้าถึงข้อมูลในระบบสารสนเทศทางการบัญชีของบริษัทได้ในทันทีที่ต้องการ

โดยรวมแล้วมีเหตุผลหลาย ๆ ประการที่นักบัญชีควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบการสื่อสารข้อมูลได้แก่ ความสามารถในการส่งสารสนเทศการบัญชีไปยังผู้ที่ต้องการใช้ได้ทันกับความต้องการ ไม่ว่าผู้ใช้ข้อมูลนั้นจะอยู่ที่ใดก็ตาม ซึ่งวิธีการที่ดีที่สุด และเร็วที่สุด คือการส่งผ่านระบบการสื่อสารข้อมูลที่รวดเร็วและทันสมัยนักบัญชีซึ่งอาจจะอยู่ในฐานะของผู้ใช้งาน หรือควบคุมดูแลระบบการสื่อสารข้อมูล ดังนั้นนักบัญชีจึงควรทำความเข้าใจพื้นฐานของระบบการสื่อสารข้อมูล นักบัญชีซึ่งอาจจะอยู่ในฐานะของผู้ตรวจสอบ และเป็นผู้ทำการประเมินการทำงานของระบบการสื่อสารข้อมูล นักบัญชีจึงจำเป็นที่จะต้องรู้ว่าทำอย่างไรจึงจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่มีการส่งผ่านเครือข่ายการสื่อสารข้อมูลนั้นมีความถูกต้องน่าเชื่อถือ

นอกจากนี้จะเห็นได้ว่า ในปัจจุบันแนวโน้มของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีส่วนใหญ่ มีการนำเทคโนโลยีในการสื่อสารข้อมูลมาประยุกต์ใช้ ดังนั้นนักบัญชีไม่ว่าจะอยู่ในฐานะของพนักงานบัญชีในองค์กร หรือที่ปรึกษา หรือผู้สอบบัญชี ต่างก็ควรที่จะสนใจศึกษา ค้นคว้า ทำความเข้าใจและติดตามความก้าวหน้าทางด้านระบบการสื่อสารข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี

ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูปหรือชุดคำสั่ง เฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องใน การทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่าAIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือ การประมวลผล เชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วนคือ

          1.  ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
          2.  ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบโดยมีลักษณะสำคัญคือ
- ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ     

- ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ     

- ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป     

- มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน     

- มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

 AIS จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็นกระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมากขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน แต่ MIS  จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
          คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน (Financial data )  ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
ผู้ใช้ประโยชน์แบ่งได้2กลุ่มใหญ่ๆคือ
1.บุคคลภายในองค์กร(ได้แก่ผู้บริหารในระดับต่างๆ )
2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่นผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น

สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด 

          ส่วนประกอบทางการบัญชี
1. เป้าหมายและวัตถุประสงค์  ( Goals and Objectives )
2. ข้อมูลเข้า ( Inputs ) ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน
3. ตัวประมวลผล ( Processor ) คือ เครื่อง มือที่ ใช้ ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้ เป็นสารสนเทศ  มักใช้    คอมพิวเตอร์ทำงานการคำนวณ การเรียงลำดับ การคิดร้อยละ การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ
4. ข้อมูลออก หรือผลลัพธ์ ( Output )  คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ  ( Feedback)
6. การเก็บรักษาข้อมูล ( Data  Storage )
7. คำสั่งและขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน ( Instructions and Procedures )
8. ผู้ใช้ ( Users)
9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล ( Control and Security Measures )

หน้าที่AIS
1. การรวบรวมข้อมูล ( Data Collection )
2. การประมวลผลข้อมูล ( Data Processing )
3. การจัดการข้อมูล ( Data Management )
4.การควบคุมข้อมูล และรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล( Data Control and Data Security )
5. การจัดทำสารสนเทศ  (  Information Generation )

          ระบบสารสนเทศทางการบัญชี คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัทเน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้
1.การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของหน่วยงาน

2.การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางแผน การสั่งการ
และการควบคุม

3.การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของหน่วยงานเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วน
ถูกต้อง และเชื่อถือได้สามารถจัดแบ่งประเภทของผู้ใช้สารสนเทศทางการบัญชีได้2 ประเภท

          ประเภทที่ 1 ผู้ใช้ภายในหน่วยงานประกอบด้วยบุคลากรผู้ปฏิบัติงานในฝ่ายต่างๆ

          ประเภทที่ 2 ผู้ใช้ภายนอกหรือผู้มีส่วนได้เสียทางหน่วยงาน

การบัญชี จากความหมายข้างต้นการบัญชี คือระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์หรือใช้มือจัดทำบัญชีก็ได้ มี 4 ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก คือ การลงบันทึกความจำซึ่งเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ทางการเงินที่เกิดขึ้นของแต่ละวัน

ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก คือ  การนำข้อมูลที่จดบันทึกไว้ในสมุดรายวันในจำแนกหมวดหมู่หรือแยกประเภทบัญชีในสมุดขั้นปลาย

ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล คือ การนำข้อมูลที่ผ่านการจำแนกประเภทมาสรุปผลเป็นรายงานทางการเงินหรืองบการเงินภายในงวดเวลาบัญชีหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และแปลความหมาย คือ การนำข้อมูลซึ่งสรุปผลในรายงานทางการเงินมาทำการวิเคราะห์ในรูปของร้อยละจากนั้นนำผลการวิเคราะห์มาแปลความหมายและนำเสนอผลการวิเคราะห์แก่บุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกของหน่วยงาน

การจำแนกประเภท

สามารถจำแนกประเภทการบัญชีได้เป็น 2 หมวดคือ

          1. การบัญชีการเงิน คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฎจักรการบัญชีมีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจเริ่มตั้งแต่การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้นซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวันมาบันทึกรายการในสมุดขั้นต้นหรือสมุดรายวันและผ่านรายการบัญชีไปยังสมุดแยกประเภทจากนั้นจึงทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการเมื่อสิ้นงวดเวลาบัญชีก็จะดำเนินการปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภทหลังจากนั้นจึงจัดทำงบกำไรขาดทุนพร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี

          2 การบัญชีบริหาร คือ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาทำการจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานตามความต้องการของผู้ใช้กำหนดรูปแบบของรายงานไม่มีความชัดเจนขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงานหรือผู้บริหารระดับต่างๆขององค์การโดยส่วนใหญ่มักอยู่ในรูปแบบของรายงานผลการดำเนินงาน

          3. หลักการบัญชี คือมีการนำเสนอสารสนเทศทางการที่มีความถูกต้องและน่าเชื่อถือได้และเป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวางของผู้ใช้งบการเงินด้วยเหตุนี้หน่วยงานต้องคำนึงถึงการเลือกวิธีปฏิบัติทางการบัญชีที่เหมาะสมและมีความสอดคล้องกับผลักบัญชีที่รับรองทั่วไปสามารถสรุปสาระสำคัญของหลักการบัญชีได้ดังนี้

3.1หลักการดำรงอยู่ของหน่วยงาน

3.2หลักความเป็นหน่วยงาน

3.3หลักงวดเวลาบัญชี

3.4 หลักการจำแนกประเภทบัญชี จำแนกออกเป็น 5หมวดดังนี้

3.4.1สินทรัพย์หมายถึงทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของหน่วยงานและสามารถนำไปใช้ในอนาคตสินทรัพย์บางชนิดอาจเกิดจากการแลกเปลี่ยนทรัพยากร

3.4.2 หนี้สิน หมายถึง ภาระผูกในปัจจุบันที่ส่งผลมาจากการกู้ยืมเงินในอดีตมีสัญญาว่าจะมีการชำระหนี้สินหรือภาระผูกพันนั้นในอนาคต

3.4.3ส่วน ของเจ้าของ หมายถึง จำนวนเงินลงทุนในธุรกิจอีกนัยหนึ่งคือส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่มีการหักหนี้สินออกแล้ว

3.4.4 รายได้ หมายถึง ราคาสินค้าหรือบริการที่ขายได้ในระหว่างงวดเวลาบัญชีรวมถึงรายได้กำไรที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอาจเกิดจากกิจกรรมตามปกติของกิจการหรือไม่ก็ได้

3.4.5 ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำเนินงานของธุรกิจระหว่างเวลางวดเวลาบัญชีรวมถึงรายการขาดทุนที่แสดงถึงการลดลงของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอาจจะเกิดจาก
กิจกรรมตามปกติของกิจการหรือไม่ก็ได้

3.5 หลักการบัญชีคู่ คือการบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงสองครั้งหรือการอ้างอิงถึงตัวเลขทางการเงินของรายการค้าถึงสองครั้งโดยครอบคลุมไปถึงการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันและสมุดแยกประเภทคือ

3.5.1ด้านเดบิต

3.5.2 ด้านเครดิต

3.6 หลักการใช้หน่วยเงินตราหน่วยเงินตราที่ใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนสินค้าหรือบริการและยังใช้เป็นหน่วยวัดราคาอีกด้วย ดังนั้นหน่วยเงินตราจะแสดงถึงตัวเลขที่เป็นตัวเลขเพื่อใช้วัดผลการดำเนินงานและการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงินของธุรกิจในประเทศไทยจะใช้หน่วยเงินบาทและสตางค์

3.7 หลักการใช้หลักฐานอันเที่ยงธรรม คือ เอกสารขั้นต้นเช่นใบเสร็จรับเงินไว้เป็นหลักฐานก่อนการบันทึกรายการบัญชีที่เกิดขึ้นจริง

3.8 หลักการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย ได้ 2 วิธี คือ

3.8.1 เกณฑ์เงินสดรายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงินสดเข้ากิจกาหรือจ่ายเงินสดออกจากกิจการ

3.8.2 เกณฑ์คงค้าง รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีธุรกรรมเกิดขึ้นแม้ว่าจะไม่
มีการรับหรือจ่ายเงินสดก็ตามสามารถยกตัวอย่างเพื่ออธิบายดังนี้

1.การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะรับรู้รายได้เป็นงวดบัญชีที่มีการขายเกิดขึ้นจริงเท่านั้น

2.การจ่ายชำระค่าไฟฟ้าของเดือนมีนาคมแต่จ่ายชำระจริงในเดือนเมษายนก็จะต้องรับรู้ค่าใช้จ่ายในเดือนมีนาคม

3.9หลัก การจับคู่รายได้และค่าใช้จ่ายการนำรายได้ที่เกิดขึ้นของงวดเวลาบัญชีนั้นทั้งหมดหักด้วยค่าใช้จ่ายที่ก่อให้เกิดรายได้นั้นจึงจะได้ตัวเลขกำไรขาดทุนที่แท้จริง

3.10หลักการด้อยค่าของสินทรัพย์มีการประมาณอายุใช้งานของสินทรัพย์ตลอดจนมีการตัดจ่ายต้นทุนของสินทรัพย์เป็นค่าใช้จ่ายซึ่งปรากฏในกำไรขาดทุน

แนวคิด

สารสนเทศทางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี คือ งบการเงินและการภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช้งบการเงินและกรมสรรพากรและในส่วนการบัญชีบริหาร คือ รายงานวิเคราะห์ต้นทุนต่างๆรายงานงบประมาณซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ออกจากระบบสารสนเทศทางการบัญชีและใช้เป็นหลักฐานทางการเงินดังนี้

1.ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรที่แท้จริงขององค์การ

2.ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ

3.ช่วยเป็นเครื่องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ

4.ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี

5.ช่วยในการวางแผนธุรกิจ

6.ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้าต่อไปได้

การจำแนกประเภท

แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ

2.1 เอกสารทางการบัญชี คือหลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการบัญชีมีจุดเริ่มต้นตั้งแต่เอกสารที่ระบุแหล่งข้อมูลเบื้องต้นจนกระทั่งเอกสารที่ใช้บันทึกข้อมูลก่อนที่จะออกงบการเงินจำแนกได้ 4 ประเภทดังนี้

2.1.1 เอกสารขั้นต้นเอกสารใช้สำหรับการลงบัญชีและการบันทึกรายการเริ่มตั้งแต่การเกิดรายการค้า

2.1.2สมุดรายวัน เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าสมุดบัญชี คือเอกสารที่นำมาใช้สำหรับการบันทึกบัญชีในระบบมือ

2.1.3 บัญชีแยกประเภทเอกสารที่ได้จากการผ่านรายการบัญชีจากสมุดรายวันโดยมีการจำแนกหมวดหมู่บัญชีที่เกี่ยวข้อง

2.1.4งบทดลองเอกสารที่แสดงยอดคงเหลือในบัญชีทุกบัญชีของบัญชีแยกประเภท

2.2 รายงานทางการเงิน คือรายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน
หรือระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงินแบ่งออกเป็น 2ส่วนคือ

2.2.1 งบการเงินรายงานที่แสดงผลการดำเนินฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการแบ่งได้ดังนี้

1. งบดุล แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ

2. งบกำไรขาดทุน แสดงผลการดำเนินงานของธุรกิจ

3. งบกระแสเงินสดงบแสดงการไหลเข้าและไหลออกของกระแสเงินสด

4. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ

5. หมายเหตุประกอบงบการเงินเป็นส่วนที่ให้ข้อมูลหรือรายละเอียดจากรายการและตัวเลขที่แสดงในงบการเงินประกอบด้วย3 ส่วนดังนี้

1. เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน

2. นโยบายการบัญชีที่ธุรกิจเลือกใช้ของแต่ละหัวข้อบัญชี

3. ข้อมูลส่วนอื่น

2.2.2รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มี 3รูปแบบดังนี้

1.รายงานภาษีขายเป็นรายงานที่กำหนดให้ธุรกิจบันทึกภาษีขายที่ธุรกิจพึงเรียกเก็บจากลูกค้า

2. รายงานภาษีซื้อรายงานที่ธุรกิจบันทึกภาษีซื้อที่ถูกเรียกเก็บจากธุรกิจผู้จำหน่ายสินค้า

3. รายงานสินค้าและวัตถุดิบแสดงสินค้าที่ได้มาและจำหน่ายไป

2.3 รายงานทางการบริหาร คือรายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ไดจากงบการเงินมาทำการวิเคราะห์ทางการเงินเพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำไปใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและการบริหารภายในองค์การการกำหนดรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารระดับต่างๆสามารถยก
ตัวอย่างได้ดังนี้

2.3.1 รายงานด้านงบประมาณ

2.3.2รายงานด้านการบัญชีต้นทุน

2.3.3รายงานวิเคราะห์งบการเงิน

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ

Hall ระบุถึงการรวมตัวของระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี 3ระบบดังนี้

1.ระบบประมวลผลธุรกรรม คือระบบที่สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจประจำวัน

2.ระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานทางการเงิน คือระบบที่ใช้ผลิตรายงานทางการเงิน

3.ระบบรายงานทางการบริหาร คือระบบที่ใช้ผลิตรายงานที่ใช้ภายในองค์การ ระบบประมวลผลธุรกรรมจะมีการจำแนกธุรกรรมที่เป็นตัวเงินขั้นพื้นฐานทางการผลิต การตลาด การบริหารทรัพยากรมนุษย์และการเงินผ่านรายการเข้าสู่ระบบบัญชีแยกประเภททำการปรับยอดคงเหลือในบัญชีที่เกี่ยวข้องเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการประมวลผลเพื่อออกรายงานทางการเงินเมื่อสิ้นงวดวันออกบัญชีการประมวลสารสนเทศทางการบัญชีที่เป็นผลลัพธ์จากบัญชีแยกประเภทเพื่อตอบสนองความต้องการใช้ข้อมูลของผู้บริหาร สามารถแยกได้ 5 ระบบดังนี้

1. ระบบประมวลผลธุรกรรม มีลักษณะที่คล้ายคลึงกันและเกิดขึ้นซ้ำๆในแต่ละวันทำการ การเกิดขึ้นซ้ำของธุรกรรมนี้เรียกว่าวัฏจักรรายการค้าพลพธูปิยวรรณและสุภาพรรณ เชิงเอี่ยม จำแนกวัฏจักรรายการค้าเป็น4 ประเภทคือ

1.1วัฏจักรรายจ่ายที่ก่อให้เกิดรายจ่ายประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้

1.การสั่งซื้อละรับสินค้า

2.การควบคุมเจ้าหนี้และเงินสดจ่าย

3.การซื้อสินทรัพย์ถาวร

4.การจ่ายเงินเดือนพนักงาน

1.2วัฏจักรรายได้ที่ก่อให้เกิดรายรับเข้าธุรกิจประกอบด้วยกระบวนการทางธุรกิจดังนี้

1.การขายและจัดส่งสินค้า

2.การแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน

3.การควบคุมลูกหนี้และรับชำระเงิน